Dokument to za mało. Dlaczego warto powiązać wiedzę z pracą w IM Omni

Firma ma dokumenty, ale ludzie nadal pytają o to samo

Procedura jest w folderze, ostatnie ustalenie w wiadomości, a wyjaśnienie wyjątku pamięta tylko jedna osoba. Pracownik może znaleźć kilka plików i nadal nie wiedzieć, który z nich odnosi się do jego zadania. Problemem nie musi być brak informacji. Często brakuje jej związku z konkretną pracą.

W IM Omni Digital Brain jest częścią środowiska organizacji, a nie oddzielnym produktem. Opisywany zakres łączy dokumenty, ustalenia i wiedzę z kontekstem procesów. Celem takiego podejścia jest ułatwienie odpowiedzi na pytanie: „Co muszę wiedzieć, żeby wykonać ten krok?”.

Co powinno łączyć dokument z procesem

Użyteczna procedura opisuje, kiedy ją zastosować, kto za nią odpowiada i jaki wynik powinien powstać. SOP, czyli standardowa procedura operacyjna, pomaga przedstawić powtarzalny sposób wykonania pracy. Powiązanie jej z procesem ogranicza konieczność samodzielnego odtwarzania kontekstu przez każdą osobę.

Wspólne środowisko nie zwalnia firmy z utrzymywania wiedzy. Trzeba uzgodnić źródła, właścicieli dokumentów, sposób aktualizacji i zakres dostępu. Nie należy zakładać, że samo dodanie pliku do narzędzia potwierdza jego poprawność lub aktualność.

Przykład: nowa osoba obsługuje nietypowe zamówienie

Nowa pracowniczka zna podstawowy przebieg obsługi, ale klient prosi o zmianę warunków. Potrzebuje procedury, informacji o odpowiedzialności i sposobu przekazania sprawy do decyzji. W tym przykładowym scenariuszu wartość nie polega na wyświetleniu jak największej liczby dokumentów. Ważne jest odnalezienie wiedzy związanej z konkretnym wyjątkiem.

Powiązanie procesu z dokumentami i rolami daje zespołowi wspólny punkt odniesienia. Jeżeli informacji brakuje albo źródła są sprzeczne, sprawa nadal wymaga wyjaśnienia przez właściwą osobę. Wsparcie AI, jeśli zostanie objęte zakresem usługi, nie powinno być traktowane jako potwierdzenie prawdziwości dokumentu.

Kiedy wspólna wiedza daje firmie wartość

Warto rozważyć ten obszar, gdy te same pytania regularnie wracają do doświadczonych osób, zastępstwa są trudne, a wdrożenie pracownika zależy głównie od dostępności jego opiekuna. Uporządkowana wiedza może pomóc ograniczyć te zależności, jeśli zespół rzeczywiście korzysta z niej i dba o jej aktualność.

Przed rozpoczęciem wybierzcie kilka pytań pojawiających się przy jednym procesie. Sprawdźcie, jak pracownicy znajdują odpowiedzi i kiedy muszą prosić o pomoc. Po uporządkowaniu wiedzy powtórzcie te same zadania. Oceniajcie poprawność i przydatność odpowiedzi, nie tylko szybkość wyszukania pliku.

Nie przenoś od razu wszystkich folderów

Na początek wystarczy jeden proces, zestaw obowiązujących dokumentów i osoba odpowiedzialna za ich utrzymanie. Usuńcie niejasności: które materiały są aktualne, kto może z nich korzystać i co zrobić, gdy instrukcja nie obejmuje danej sytuacji.

Zakres Digital Brain, dokumentów, powiązań i ewentualnych integracji dobieramy do wybranej usługi AI Reveo Automation. Dostęp do IM Omni nie oznacza automatycznego połączenia wszystkich firmowych źródeł ani udostępnienia ich wszystkim pracownikom.

Poznaj narzędzie

• Możliwości IM Omni ↗
• Zakres dostępu i współpracy ↗

Powiązane materiały

Kto robi następny krok? Po co firmie mapa procesów w IM Omni ↗

AI w zespole potrzebuje wspólnych zasad. Jak pomaga w tym IM Omni ↗