Kto robi następny krok? Po co firmie mapa procesów w IM Omni

Zadanie jest zapisane. Odpowiedzialność nadal nie jest jasna.

Klient przysłał zamówienie. Sprzedaż przekazała wiadomość do operacji, operacje czekają na potwierdzenie warunków, a finanse nie wiedzą, czy powinny już przygotować rozliczenie. Każdy wykonał jakiś fragment pracy, lecz nikt nie widzi całej drogi. To przykład sytuacji, w której kolejna lista zadań nie rozwiązuje problemu przekazywania odpowiedzialności.

Mapa procesu ma pokazać nie tylko czynności, ale również moment rozpoczęcia, oczekiwany wynik, przekazania między rolami oraz decyzje, bez których nie można iść dalej. W IM Omni procesy i odpowiedzialność są jednym z obszarów łączących pracę organizacji ze wspólną wiedzą.

Co daje połączenie mapy, ról i dokumentów

W opisywanym na stronie zakresie IM Omni mapy procesów, BPMN i RACI pomagają określić przebieg pracy i właściciela poszczególnych kroków. BPMN służy do przedstawienia kolejności zdarzeń i rozgałęzień procesu. RACI porządkuje podział ról: kto wykonuje pracę, kto odpowiada za jej wynik, z kim trzeba się skonsultować i kogo poinformować.

Wartość pojawia się wtedy, gdy mapa nie jest oderwanym obrazkiem. Przy kroku powinno być wiadomo, jaka procedura obowiązuje, jakie informacje są potrzebne i do kogo skierować wyjątek. IM Omni jest przedstawiane jako wspólne środowisko procesów, wiedzy i dokumentów; konkretny zakres ich powiązania ustalamy podczas współpracy.

Przykład: od zapytania klienta do realizacji

Wyobraźmy sobie cztery kroki: przyjęcie zapytania, weryfikację, realizację i rozliczenie. Przy weryfikacji pojawia się pytanie o niestandardowe warunki. Zespół potrzebuje wtedy jednej odpowiedzi: kto podejmuje decyzję, na podstawie jakiej procedury i jakie informacje musi otrzymać. To przykład sposobu uporządkowania procesu, nie opis wdrożenia u klienta.

Zamiast dopisywać kolejne osoby do korespondencji, można odwołać się do uzgodnionej mapy i właściciela decyzji. Narzędzie nie zastępuje tego uzgodnienia. Pomaga nadać mu wspólne miejsce i kontekst, do którego zespół może wracać. Sama obecność mapy nie oznacza też automatycznego wykonywania jej kroków.

Kiedy warto mieć tę funkcję u siebie

To dobry kierunek, gdy proces przechodzi przez kilka działów, ludzie często pytają „kto się tym zajmuje?”, a praca zatrzymuje się przy wyjątkach. Mapa może także ułatwić wdrożenie nowej osoby: zamiast poznawać firmę wyłącznie przez rozmowy, widzi ona swoją rolę na tle całego przebiegu pracy.

Efekt warto oceniać na wybranym procesie: ile przekazań wymaga dodatkowych ustaleń, ile spraw wraca z powodu brakujących informacji i jak długo trwa ustalenie osoby odpowiedzialnej. Najpierw zapiszcie stan obecny, a potem porównajcie go po uporządkowaniu pracy. Nie zakładajcie z góry określonej oszczędności czasu.

Zacznij od jednego procesu, nie od całej firmy

Wybierzcie powtarzalny proces, który angażuje więcej niż jedną rolę. Ustalcie jego początek i koniec, właściciela oraz jeden częsty wyjątek. Zbierzcie dokumenty używane w tych krokach. Taki zakres pozwala ocenić, czy wspólny obraz rzeczywiście pomaga zespołowi.

Dostęp do IM Omni jest oferowany w ramach wybranej usługi AI Reveo Automation. Dobór modułów, uprawnień i integracji wymaga uzgodnienia; nie należy zakładać, że każda usługa obejmuje wszystkie funkcje.

Poznaj narzędzie

• Możliwości IM Omni ↗
• Zakres dostępu i współpracy ↗

Powiązane materiały

Dokument to za mało. Dlaczego warto powiązać wiedzę z pracą w IM Omni ↗

AI w zespole potrzebuje wspólnych zasad. Jak pomaga w tym IM Omni ↗